MSP Termindatenbank "Tempestiva"

Ihre Termine - pünktlich im Druck und im Internet
Tempestiva ist eine leistungsstarke Terminverwaltung, die speziell auf die Bedürfnisse von Verlagen optimiert wurde. Viele Möglichkeiten zur Eingabe und Verwaltung einzelner oder wiederkehrender Termine sowie die flexiblen Exportmöglichkeiten machen Tempestiva zu einem universellen Werkzeug. Viele automatische Funktionen erleichtern die Arbeit mit Tempestiva, z.B. können die Daten einer Eingabe- oder Suchmaske gespeichert und jederzeit wieder aufgerufen werden. Das spart viel Zeit! Vor dem Export der Termindaten zum Redaktionssytem kann in einer Vorschau das Erscheinungsbild in der Zeitung geprüft werden. Durch die Verwendung von Web-Techniken entstehen nur geringe Wartungskosten, denn es müssen keine speziellen Clients auf den Arbeitsplätzen installiert werden. Die Systempflege erfolgt ausschließlich auf dem Server. Ein weiterer Vorteil: Wenn Sie einen Online-Dienst betreiben, kann dieser die Termindaten direkt aus der Termindatenbank darstellen.

Die Termindatenbank Tempestiva wurde in enger Kooperation mit der Bremer Tageszeitungen AG und der Oldenburger Nordwest-Zeitung konzipiert und programmiert. Im Zentrum der Entwicklung standen dabei speziell die Ansprüche, die die Redaktionen der beteiligten Zeitungshäuser an eine Terminverwaltung gestellt haben.

Das Resultat ist ein System, das gezielt auf die Bedürfnisse und Anforderungen von Zeitungsverlagen hin optimiert wurde. Tempestiva bietet den Redaktionen der Verlage ein effizientes und komfortables Werkzeug zur Erfassung und Verwaltung von Terminen. Speziell ausgerichtet auf die Printausgaben lassen sich verschiedene Formate exportieren, so dass problemlos eine Weiterleitung direkt in das Redaktionssystem erfolgen kann.

Durch eine ungewöhnlich hohe Flexibilität erfüllt Tempestiva ein weites Spektrum an Anforderungen, die sich für Zeitungen bei der täglichen Arbeit mit Terminen ergeben.

Export-Schnittstelle
Die Termindaten, die z. B. an ein Print-System oder Online-Angebot exportiert werden sollen, können mit Hilfe einer umfangreichen Suchmaske sehr flexibel und individuell selektiert und sortiert werden. Die Einstellungen der Suchmaske können in Profilen gespeichert und immer wieder verwendet werden. Der Export-Vorgang lässt sich selbstverständlich automatisieren.

Implementiert wurden bisher Exportmöglichkeiten in die Redaktionssysteme Hermes, Dialog, InDesign, Alfa und redweb. Vor dem eigentlichen Export der Datei per FTP kann in einer Vorschau geprüft werden, wie die Daten in der Druckausgabe der Zeitung aussehen werden.
Neben den spezifischen Formaten besitzt Tempestiva eine XML-Schnittstelle für Im- und Export.

Weitere Eigenschaften

• Allgemeiner Pool für Stammdaten, z.B. Veranstaltungsorte oder Kategorien.
• Redaktionelle Themenplanung.
• Verwaltung eines Bilderpools pro Benutzergruppe.
• Mächtiger Termingenerator für Einzel-, Mehrfach- und Dauertermine.
• Viele Schemata für Wiederholungstermine.
• Erkennen von Feiertagen und Dubletten.
• Automatisches Füllen von Eingabe- und Suchmasken durch frei definierbare Nutzerprofile.
• Text-Datenbank für wiederkehrende Veranstaltungen.
• Statusvergabe für Termine (frei für Print, frei für Internet, intern, privat, unvollständig, gesperrt, ...).
• Verknüpfungen zu Ticket- oder Geodatensystemen möglich.
• Ausgabenverwaltung für exakte Zuordnung von Terminen zu Ausgaben.
• Dreifache Warnmeldungen vor dem Auslaufen von Dauerterminen.
• Verwendung neuester Ajax-Technologien für einfache Bedienung.
• Intelligente Verwaltung von Zugriffs- und Ausführrechten.
• Kostengünstige zentrale Administration durch Client-Server Architektur.
• Plattformunabhängig, da browserbasierend; damit keine spezielle Clientsoftware erforderlich!
• Nutzung im Intranet oder per Internet. Damit externe Erfassung (z. B. durch Veranstalter) möglich.
• Basierend auf freier Standardsoftware wie MySQL und PHP.
• Hilfetexte durch die kundeneigene Administration leicht ergänzbar oder änderbar.

Tempestiva Modul "Commeo"
Die Planung von freien und festen Redakteuren, Fotografen und Sachressourcen wie zum Beispiel Kameras, Laptops und Dienstfahrzeuge, werden in vielen Verlagen mit hohem Aufwand manuell vorgenommen. Mit Commeo wird das Redaktionsmanagement zu einem hohen Grad automatisiert. Bereits bei der Einpflege von Terminen in Tempestiva (Voraussetzung für Commeo) kann einem Termin das Merkmal „besetzenswert“ mitgegeben werden. In Commeo hinterlegte Regelwerke über Verfügbarkeiten der Ressourcen wird eine Auswahl von in Frage kommenden Ressourcen angeboten, mit denen der Termin verknüpft werden kann. Dadurch werden gleich zwei Bereiche abgedeckt: Zum Einen die Erstellung von Dienstplänen und zum Anderen die Erstellung von Einsatzplänen bzw. Auftragslisten für Fotografen und Autoren. Die Dienstpläne werden rein aus den Stammdaten und hinterlegen Regelwerken erstellt. Die Einsatzplanung geht noch einen Schritt weiter und verknüpft die Stammdaten von Commeo mit den Terminen, die in Tempestiva eingepflegt wurden. Entsprechend den Personenressourcen können die Sachressourcen angelegt werden. Auch diese stehen später für die Zuweisung zu Terminen zur Verfügung. Auch Abwesenheiten, z.B. für Reparaturen, können definiert werden. Die Eingabemasken und Listen können durch einfache Konfigurationsänderungen oder durch Customizing an die Bedürfnisse des Kunden angepasst werden.

Allgemeines
Mit Commeo können zwei Bereiche abgedeckt werden: Zum einen die Erstellung von Dienstplänen und zum anderen die Erstellung von Einsatzplänen bzw. Auftragslisten für Fotografen und Autoren. Für beide Zwecke ist eine Basis aus Stammdaten unerlässlich. Die Dienstpläne werden rein aus den Stammdaten erstellt. Die Einsatzplanung geht noch einen Schritt weiter und verknüpft die Stammdaten von Commeo mit den Terminen, die in Tempestiva eingepflegt wurden. Die Eingabemasken und Listen können durch die Konfiguration oder durch Customizing an die Bedürfnisse des Kunden angepasst werden.

Ressorts
Es können beliebig viele Ressorts angelegt werden. Die Personen/Mitarbeiter können dann den Ressorts zugewiesen werden. Mehrfachzuweisungen sind möglich.


Schichten und Schichtmerkmale können pro Ressort angelegt werden. Sie werden für die Zuweisung zu den Personen im Dienstplan benötigt. Anhand der hier eingetragenen Sollsummen kann bei der Erstellung des Dienstplanes später kontrolliert werden, ob eine Schicht ausreichend besetzt ist.


Ressourcentypen
Zur Klassifizierung von Personen- und Sachressourcen können beliebige Ressourcentypen angelegt werden.


Personen
Die Personenressourcen werden zunächst als normale Tempestiva-Benutzer eingerichtet. Damit können sich alle Personen ins System einloggen und Ihre Aufgabenlisten ansehen.
Für die Bearbeitung der Daten, die für Commeo wichtig sind, gibt es eine eigenständige Maske:


Grundverfügbarkeit
Für jede Personenressource kann eine Grundverfügbarkeit eingegeben werden. Das ist ein Muster, welches für die Zuweisung zu Terminen berücksichtigt wird. Weitere Informationen wie Urlaube oder Zuweisungen zu anderen Terminen ergänzen das Modell.


Abwesenheit
Es können auch Zeiträume eingegeben werden, in denen die Person nicht zur Verfügung steht. Diese Zeiträume werden bei der Erstellung des Dienstplanes und bei der Zuweisung zu Terminen berücksichtigt.


Dienstplan
In der Maske „Dienstplan“ werden jeweils pro Woche und Person die zuvor angelegten Schichten und Schichtmerkmale den Mitgliedern eines Ressorts zugewiesen.
Falls Abwesenheiten für eine Person eingegeben wurden, kann die Person an diesem Tag nicht eingeteilt werden.
Die Schichten sind als sogenannter „Radiobutton“ ausgelegt. Das bedeutet, eine Person kann nur einer Schicht zugeteilt werden.
Die Schichtmerkmale sind als „Checkbox“ ausgelegt, von denen mehrere ausgewählt werden können.
Die grüne Farbe in einem Summenfeld bedeutet, dass die Schicht ausreichend besetzt ist. Die rote Farbe bedeutet dementsprechend, dass die Schicht noch nicht ausreichend besetzt ist.


Sachressourcen
Entsprechend den Personenressoucen können die Sachressourcen angelegt werden. Auch diese stehen später für die Zuweisung zu Terminen zur Verfügung. Auch Abwesenheiten, z.B. für Reparaturen, können definiert werden.


Übersichten - Dienstplan
Aus allen eingegebenen Daten können pro Ressort und Monat Dienstpläne erstellt werden. Es werden alle Schichten, Schichtmerkmale und Abwesenheiten berücksichtigt. Der Dienstplan kann auf Wunsch im PDF-, XML- oder CSV- Format zur weiteren Verwendung ausgegeben werden.


Termine als „besetzenswert“ markieren
Termine können in Tempestiva als „besetzenswert“ markiert werden. Durch eine spezielle Suchoption in der Suchmaske können die so markierten Termine angezeigt und besetzt werden. Es können aber grundsätzlich alle Termine besetzt werden.


Zuweisung von Personen- und Sachressourcen zu Terminen
Jedem Termin können Personen- und Sachressourcen zugewiesen werden. Zunächst einmal werden allgemeine Daten zum Auftrag eingegeben, wie z. B. der Ansprechpartner vor Ort oder der Zeitpunkt der Abgabe. Einige der Informationen stammen aus den Stamm- oder Termindaten und müssen nicht mehr eingegeben werden.



Die Auswahl von Fotografen oder Autoren findet in einer zweiten Maske statt. Mit Hilfe von Auswahllisten und einer Suchfunktion können die angezeigten Personen rasch eingeschränkt werden. In Klammern ist hinter einer Person angegeben, in welchem Zeitraum sie zur Verfügung steht. Sollten Personen eines gewählten Ressorts bereits durch einen anderen Termin belegt oder aber abwesend sein, wird dies im unteren Bereich der Maske angezeigt.


Auftragsliste
Die besetzten Termin können ausgewertet und in Listen ausgegeben werden. Ein Export im PDF- XML- oder CSV-Format ist ebenfalls möglich.